Behörden und öffentliche Stellen sind mitteilungspflichtig nach § 93a AO i.V.m. der Mitteilungsverordnung (MV). Sie müssen bestimmte Zahlungen elektronisch an die Finanzverwaltung melden. Faktisch erfordert die rechtssichere Umsetzung eine Zentralisierung und Vereinheitlichung in der Buchhaltung mit eindeutigen Kreditorenkonten sowie einer Kennzeichnung mitteilungspflichtiger Vorgänge.

Grundsätzlich sind nach der MV alle Zahlungen mitzuteilen. Ausnahmen bestehen insbesondere für Zahlungen an gewerblich bzw. freiberuflich tätige Empfänger oder Zahlungen, für die ein Steuerabzug durchgeführt wird (z.B. Lohnsteuer).

Typische mitteilungspflichtige Zahlungen von Kommunen:

• Honorare, Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder
• Miet- und Pachtzahlungen an Privatpersonen
• Zahlungen an ehrenamtlich Tätige und Mandatsträger
• Zuschüsse/Zuwendungen an nicht gemeinnützige Vereine/Institutionen
• Sonstige Zuwendungen ohne konkrete Gegenleistung

Keine Mitteilung ist erforderlich, wenn die von derselben mitteilungspflichtigen Stelle an denselben Empfänger geleisteten mitteilungspflichtigen Zahlungen im Kalenderjahr weniger als 3.000 Euro betragen. Es handelt sich um einen Schwellenwert – keinen Freibetrag. Wird die 3.000‑Euro‑Grenze überschritten, sind alle relevanten Zahlungen des Jahres zu melden.

Vorsicht ist insbesondere bei der sog. Ehrenamtspauschale geboten (§ 3 Nr. 26 EStG). Diese wurde durch das Steueränderungsgesetz 2025 zuletzt auf 3.300 Euro angehoben. Eine Anpassung des Schwellenwerts wurde in der MV bislang noch nicht umgesetzt. Wird die volle Pauschale an ehrenamtlich Tätige ausgezahlt, führt dies regelmäßig zu einer Mitteilungspflicht nach der MV.

Die Prüfung des Schwellenwerts erfordert eine Zusammenführung aller mitteilungspflichtigen Zahlungen je Empfänger und Stelle – unabhängig davon, aus welchem Amt/Fachbereich gezahlt wurde.

Um die Mitteilungsverordnung rechtssicher umzusetzen, ist es empfehlenswert, die Buchführung entsprechend anzupassen. Insbesondere sollte ein Kreditorenkonto je Zahlungsempfänger für die gesamte Kommune eingerichtet werden. Eine Splittung nach Ämtern oder Fachbereichen ist zu vermeiden.

Zudem sollte im Finanzsystem bei jeder Anordnung gekennzeichnet werden, ob die Zahlung dem Grunde nach mitteilungspflichtig ist. Die Jahressummen sollten je Empfänger automatisiert ermittelt und überprüft werden.

Grundsätzlich hat die Mitteilung bis zum letzten Tag des Monats Februars für das Vorjahr zu erfolgen. Für die Kalenderjahre 2024 und 2025 ist unter gewissen Voraussetzungen eine Verlängerung der Frist bis zum bis 01.03.2027 auf Antrag möglich.